Déclaration de confidentialité

Dernière mise à jour de la déclaration de confidentialité : 24.03.22

Chez Cobelal SRL, nous accordons beaucoup d’importance au respect et à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont nous collectons des données à caractère personnel. La présente déclaration de confidentialité a pour but de vous informer de la façon dont nous traitons et prenons soin de vos données à caractère personnel chez Cobelal.

1 À quoi la présente déclaration de confidentialité s’applique-t-elle ?

La présente déclaration de confidentialité s’applique à la collecte et au traitement par Cobelal des données à caractère personnel des distributeurs John Deere belges, de ses clients finaux, prospects, fournisseurs et visiteurs de ce site internet.

2 Qui est le responsable du traitement des données ?

Cobelal SRL - division Cofabel, établie à Aarschotsesteenweg 84, 3012 Wilsele (Belgique) et portant le numéro d’entreprise 0408.456.706 (ci-après dénommée « Cobelal ») est le responsable du traitement des données à caractère personnel tel que décrit dans la présente déclaration de confidentialité.

Un délégué à la protection des données est désigné au sein d’Arvesta, le groupe d’entreprises auquel appartient Cobelal. Ce délégué est chargé de veiller à la protection de vos données à caractère personnel. Vous pouvez contacter le délégué à l’adresse privacy@arvesta.eu.

3 Quelles données personnelles traitons-nous à votre sujet, en tant que client final ou prospect ?

3.1 Clients

Dans cette section, nous vous expliquons quelles sont les données qui peuvent être traitées chez Cobelal concernant les clients, à quelles fins nous les traitons et sur quelle base. Par clients, nous entendons ici à la fois les clients qui achètent des produits et/ou des services directement chez nous et les clients des distributeurs John Deere belges que nous avons désignés.

Quelles données collectons-nous ?

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons traiter les données suivantes des clients : nom de l’entreprise et/ou prénom et nom, adresse, numéro de TVA, numéro de téléphone, adresse électronique, sexe, langue, activité professionnelle, données d’achat (par exemple numéro de série des machines achetées, marque, ch, année de production, date de livraison...), historique des demandes de garantie (par exemple nombre de réparations et d’interventions antérieures), informations sur votre parc de machines (quels tracteurs et autres machines similaires) et autres données de l’entreprise (combien d’hectares de terrain, etc.). Nous pouvons traiter le nom et le prénom, l’adresse électronique, la fonction et le numéro de téléphone des personnes de contact des clients.

Nous obtenons les données susmentionnées :

De votre part, via des entretiens de vente, des formulaires (de commande), des contrats, des factures, notre site internet ou des actions commerciales, etc. ;

Via votre site internet, vos brochures, etc. ;

Via des données accessibles au public (telles que les données du Moniteur belge, de la Banque-Carrefour des Entreprises, de la Banque Nationale, de Graydon et du service de renseignements 1307…) ;

Par l’intermédiaire des sociétés du groupe Arvesta auquel nous appartenons également. Découvrez quelles sont ces sociétés sur www.arvesta.eu.

Par le biais d’autres sociétés telles que :

Les distributeurs John Deere belges : entre autres, pour le traitement et le règlement des demandes de garantie des clients, pour l’envoi de notre matériel marketing direct commun par e-mail et/ou par la poste et pour le suivi et le soutien des opérations, des services et activités (de vente) des distributeurs John Deere...

Le fournisseur John Deere : John Deere Walldorf GmbH & Co KG et les sociétés affiliées (ci-après dénommées conjointement : « le groupe John Deere ») : entre autres, pour le traitement et le règlement des demandes de garantie qui y sont introduites, pour l’envoi de notre matériel marketing direct commun par e-mail et par la poste et pour le suivi et le soutien de nos opérations, services et activités (de vente).

À quelles fins traitons-nous les données des clients qui achètent directement chez nous ?

Nous utilisons vos données en premier lieu pour que notre relation commerciale se déroule de manière optimale et que les engagements pris puissent être correctement exécutés. Concrètement, cela implique que nous les utilisions notamment pour l’établissement d’offres et l’exécution de commandes, la fourniture de produits et la communication en la matière, l’établissement et l’envoi de factures et le suivi des paiements, le suivi des périodes de garantie et le traitement des plaintes sous garantie et des réparations. Et ce, en exécution de notre contrat avec vous. Sur la base de notre intérêt légitime, nous procédons également à une gestion des débiteurs (suivi des factures en souffrance, envoi de relances) et tenons une administration centralisée des clients et prospects.

En outre, si vous nous avez donné votre consentement, nous pouvons vous envoyer notre magazine « De Voor/Le Sillon » par la poste et/ou vous tenir informé par e-mail de nos activités, de nos produits et services, de nos promotions, etc. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Pour ce faire, rendez-vous à la section 10. Pour ces activités de marketing direct, nous sommes responsables conjointement avec John Deere Walldorf GmbH et les distributeurs John Deere belges.

Après l’achat d’une machine John Deere, nous pouvons vous soumettre des enquêtes de satisfaction. Cela nous aide, ainsi que John Deere GmbH et les distributeurs John Deere belges, à améliorer nos produits et services. Dans le cadre des enquêtes, nous posons différentes questions pour évaluer votre satisfaction. Nous menons ces enquêtes de satisfaction sur la base de notre intérêt légitime. Si vous ne souhaitez plus recevoir d’enquêtes, vous pouvez nous en informer.

Si vous souhaitez participer à des démonstrations et/ou à des visites d’usine, nous traitons vos données personnelles afin de vous inscrire et de répondre à vos questions éventuelles.

Nous traitons également vos données pour analyser les produits que vous avez achetés et les produits/services qui pourraient vous intéresser afin d’adapter notre assortiment et de personnaliser nos communications. Nous effectuons également des analyses (statistiques) afin d’améliorer nos opérations, services et produits. Nous le faisons sur la base de notre intérêt légitime.

Enfin, nous traitons vos données pour nous conformer à nos obligations légales (p. ex. conservation des factures, etc.).

À quelles fins traitons-nous les données des clients qui achètent auprès des distributeurs John Deere belges ?

Nous pouvons obtenir vos données via votre distributeur John Deere belge aux fins suivantes :

Le traitement et le règlement de vos demandes de garantie ;

Si vous nous avez donné votre consentement, nous pouvons vous envoyer le magazine John Deere « De Voor/Le Sillon » par la poste et/ou vous tenir informé par e-mail de nos activités, de nos produits et services, de nos promotions, etc. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Pour ce faire, rendez-vous à la section 10. Pour ces activités de marketing direct, nous sommes responsables conjointement avec John Deere Walldorf GmbH et les distributeurs John Deere belges.

Le suivi et le soutien des opérations, des services et activités (de vente) des distributeurs John Deere.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées. Dès que vos données ne sont plus nécessaires ou ne doivent plus être conservées conformément à la loi, elles sont supprimées.

3.2 Prospects

Dans cette section, nous vous expliquons quelles sont les données qui peuvent être traitées chez Cobelal concernant les prospects, à quelles fins nous les traitons et sur quelle base.

Quelles données collectons-nous ?

Nous pouvons traiter les données suivantes : nom de l’entreprise et/ou prénom et nom, numéro de téléphone, adresse électronique, langue, activité professionnelle, informations sur le parc de machines (quels tracteurs et autres machines similaires).

Nous obtenons les données susmentionnées :

Par votre intermédiaire après que vous nous avez contactés, par exemple via notre site internet, lors d’un salon, etc. ;

Par l’intermédiaire des sociétés du groupe Arvesta auquel nous appartenons également. Découvrez quelles sont ces sociétés sur www.arvesta.eu.

Par l’intermédiaire des distributeurs John Deere belges.

À quelles fins traitons-nous vos données personnelles ?

Sur la base de notre intérêt légitime, nous pouvons utiliser vos informations à des fins de prospection, en particulier pour vous contacter par téléphone au sujet de nos produits et/ou services qui, selon nous, pourraient vous intéresser, par exemple parce qu’ils sont complémentaires à des produits que vous avez déjà achetés précédemment auprès de l’une des sociétés du groupe Arvesta. Découvrez quelles sont ces sociétés qui, comme nous, font partie d’Arvesta sur www.arvesta.eu. Si vous ne le souhaitez pas, vous pouvez vous y opposer à tout moment. Pour ce faire, rendez-vous à la section 10.

En outre, si vous nous avez donné votre consentement, nous pouvons vous envoyer notre magazine « De Voor/Le Sillon » par la poste et/ou vous tenir informé par e-mail de nos activités, de nos produits et services, de nos promotions, etc. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Pour ce faire, rendez-vous à la section 10. Pour ces activités, nous sommes responsables conjointement avec John Deere Walldorf GmbH et les distributeurs John Deere belges.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

4 Quelles données personnelles traitons-nous à votre sujet, en tant que distributeur John Deere ?

Quelles données collectons-nous ?

Nous traitons les données suivantes : nom de l’entreprise ou prénom et nom, numéro de TVA, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, sexe, langue, historique des achats (numéro de série des machines achetées, marque, ch, année de production, date de livraison...). En ce qui concerne les personnes de contact des distributeurs John Deere, nous pouvons collecter les informations suivantes : nom et prénom, fonction, adresse électronique et numéro de téléphone.

Nous collectons ces données directement auprès de vous dans le cadre de notre relation importateur-distributeur. Nous collectons notamment ces données au moment où vous devenez distributeur, quand vous effectuez un achat, quand vous nous contactez, etc.

Pour quelles finalités traitons-nous ces données ?

Nous utilisons ces données aux fins suivantes pour l’exécution de notre contrat avec vous : administration de vos données, gestion et exécution des commandes et communication en la matière, planification et exécution des livraisons, traitement et règlement des demandes de garantie, notification d’éventuelles actions de rappel, suivi, planification et exécution des demandes de réparation, gestion des inscriptions aux visites d’usine et aux démonstrations, suivi et soutien aux activités (de vente) et au fonctionnement général, etc.

Nous pouvons en outre traiter ces données pour nous conformer à nos obligations légales découlant notamment de la législation fiscale et comptable (p. ex. conservation de factures, etc.).

5 Quelles données personnelles traitons-nous à votre sujet, en tant que fournisseur ?

Quelles données collectons-nous ?

Nous pouvons collecter les données suivantes : nom de l’entreprise ou prénom et nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de TVA, numéro de compte bancaire, données commerciales et informations sur vos activités professionnelles. Nous pouvons recueillir le nom, l’adresse électronique, la fonction et le numéro de téléphone des personnes de contact des fournisseurs.

Nous avons obtenu ces données :

De votre part, via des entretiens de vente, des offres, des contrats, des factures, etc. ;

Par le biais d’autres sociétés du groupe Arvesta, dont nous faisons également partie. Découvrez quelles sont ces sociétés sur www.arvesta.eu.

Pour quelles finalités traitons-nous ces données ?

Vos données sont en premier lieu utilisées pour que la relation commerciale se déroule de manière optimale entre nous et que les engagements pris puissent être correctement respectés et exécutés. Concrètement, nous utilisons vos informations notamment pour tenir une administration des fournisseurs, préparer et envoyer des commandes, traiter et payer les factures entrantes et communiquer à leur sujet. Nous effectuons ces traitements, car ils sont nécessaires pour l’exécution de notre contrat avec vous.

Nous pouvons en outre traiter vos données pour nous conformer à nos obligations légales qui peuvent notamment découler de la législation fiscale et comptable.

Dès que vos données ne sont plus nécessaires ou ne doivent plus être conservées conformément à la loi, elles sont supprimées.

6 Quelles données collectons-nous dans le cadre de notre site internet ?

Dans cette section, nous vous expliquerons quelles données à caractère personnel vous concernant nous pouvons traiter via le site internet, dans quel but et sur quelle base juridique. Nous vous informerons également sur le délai de conservation de vos données.

Formulaire de contact

Vous pouvez nous contacter via notre site internet en utilisant le formulaire de contact en ligne. Si vous nous contactez de cette façon, nous recueillerons dans ce cadre votre prénom, votre nom, votre adresse électronique et la question que vous aurez posée ou tout autre commentaire que vous aurez formulé. Nous avons un intérêt légitime à collecter les informations que vous nous communiquez, et ce, pour répondre à votre message. Nous ne conservons pas ces données plus longtemps que nécessaire pour répondre à vos questions ou vous fournir les informations demandées.

Newsletters

Par le biais du site internet, vous pouvez vous inscrire pour recevoir des e-mails contenant des informations sur nos activités, nos produits et services, nos promotions, etc. Pour vous abonner à la newsletter, nous recueillerons votre adresse électronique et la langue dans laquelle vous souhaitez recevoir les newsletters. Nous enverrons les newsletters sur la base de votre consentement.

Vous pouvez à tout moment indiquer que vous ne souhaitez plus recevoir ces newsletters. Vous trouverez la procédure à suivre pour ce faire sous la section 10.

Événements

Nous pouvons organiser des événements auxquels vous pouvez vous inscrire via le site internet. Pour cet enregistrement, nous recueillons, sur la base de votre consentement, au minimum votre prénom, votre nom et votre adresse électronique. Nous utilisons ces informations pour traiter votre inscription à l’événement, confirmer votre inscription, vous informer sur l’événement et, le cas échéant, répondre à vos questions. Vos données seront supprimées dès qu’elles ne seront plus nécessaires aux fins susmentionnées.

7 Transmettons-nous vos données à des tiers ?

Dans le cadre de nos activités et l’exécution de nos services, nous pouvons partager vos données avec :

Les prestataires de services qui traitent vos données à caractère personnel en notre nom et pour notre compte (tels que des centres de données, des fournisseurs de services informatiques, des imprimeries, des prestataires de services administratifs, des agences de publipostage, des créateurs de sites internet, etc.). Nous avons conclu des contrats avec ces parties pour assurer la protection de vos données.

Les sociétés du groupe Arvesta, auquel nous appartenons également. Découvrez quelles sont ces sociétés sur https://arvesta.eu. Et ce afin de centraliser l’administration des clients et des fournisseurs et à des fins de prospection. En ce qui concerne ce dernier point, ces sociétés peuvent utiliser vos données à des fins de prospection et pour vous contacter au sujet de leurs produits et/ou services qui, selon elles, pourraient vous intéresser, par exemple parce qu’ils sont complémentaires à des produits/services que vous avez déjà achetés chez nous. Elles peuvent prendre contact avec vous à ce sujet. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce transfert de vos données et à leur utilisation par une ou plusieurs sociétés de notre groupe. Pour ce faire, rendez-vous à la section 10.

Les distributeurs John Deere belges et notre fournisseur John Deere Walldorf GmbH et les sociétés affiliées :

D’une part, dans le cadre, entre autres, du traitement et du règlement des demandes de garantie de nos clients et des clients des distributeurs John Deere belges et dans le cadre du soutien et du suivi de nos opérations et de nos activités de ventes. Nous, John Deere Gmbh et les distributeurs sommes séparément responsables du traitement des données effectué à cette fin. Pour en savoir plus sur le traitement des données effectué par John Deere GmbH ou votre distributeur John Deere, vous pouvez consulter leur déclaration de confidentialité. Vous pouvez lire la déclaration de confidentialité de John Deere Gmbh sur : https://www.deere.be/nl/privacy-en-data/index.

D’autre part, dans le cadre de nos activités communes de marketing direct où, sous réserve de votre consentement, nous pouvons vous tenir informés par la poste et/ou e-mail de nos activités, de nos produits, de nos services, de nos promotions, etc. Pour ces activités, nous sommes responsables conjointement avec John Deere Walldorf GmbH et les distributeurs John Deere belges.

Le Gouvernement et des administrations publiques : afin de respecter nos obligations légales découlant, entre autres, de la législation comptable. Seules les données qui doivent être légalement communiquées seront partagées.

Dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’une scission (partielle) ou de toute autre transaction d’entreprise, nous pouvons également transférer et partager vos données avec le tiers (p. ex. l’acquéreur, la société absorbante, etc.) impliqué dans cette transaction d’entreprise. Nous pouvons également partager vos informations avec le tiers concerné et/ou ses conseillers dans toute phase préliminaire dans le cadre d’une étude relative à (l’exécution de) cette transaction. Dans ce cas, nous veillerons toujours à ne transférer que les données qui sont pertinentes et nécessaires à l’étude. Nous effectuons ces transferts sur la base de l’intérêt légitime afin que le tiers puisse utiliser les données obtenues pour poursuivre les activités commerciales et le fonctionnement général de l’entreprise. Ce dernier permet également de poursuivre les contrats en cours avec les clients, les fournisseurs, etc.

Enfin, dans des circonstances exceptionnelles, en cas de litiges ou d’autres incidents, il se peut que vos données à caractère personnel soient transmises à la police ou à d’autres instances judiciaires. Les cabinets d’avocats, les agences de recouvrement de créances, les huissiers de justice, les compagnies d’assurance ou les banques, entre autres, peuvent également avoir accès à certaines de vos données à caractère personnel si cela leur est nécessaire pour nous assister dans le traitement d’une affaire, la réalisation de projets, etc.

8 Transfert de données en dehors de l’Espace économique européen

Dans le cadre du transfert de vos données tel que décrit à la section 7, il est possible que vos données soient également transférées à une partie située en dehors de l’Espace économique européen (ci-après dénommé « EEE »). C’est le cas, par exemple, en ce qui concerne le transfert de vos données à John Deere GmbH, qui à son tour peut les transférer à ses sociétés affiliées qui peuvent être situées en dehors de l’EEE (comme les États-Unis d’Amérique).

Dans ce cas, nous garantissons que ces parties appliquent un niveau adéquat de protection des données avant le transfert (par exemple, en vérifiant que la Commission européenne a jugé le pays en question comme ayant un niveau adéquat de protection des données ou en incluant les clauses contractuelles standard de l’UE dans le contrat avec ces parties).

9 Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous prenons toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel, tant sur le plan physique qu’électronique et organisationnel.

Nous conservons notamment les données à caractère personnel que vous nous avez transmises dans des bases de données, des systèmes d’information et sur des serveurs accessibles uniquement au personnel habilité ou aux contractants qui doivent connaître ces données afin de pouvoir les traiter pour nous. En outre, nos membres du personnel ont connaissance de la présente déclaration de confidentialité et de toutes les directives applicables en interne adoptées pour protéger vos données à caractère personnel. Ils sont également tenus de respecter la confidentialité de vos données.

10 Comment pouvez-vous nous contacter pour exercer vos droits ?

Vous avez le droit de demander à tout moment et à titre gracieux l’accès à vos données à caractère personnel. Vous avez en outre le droit de faire supprimer ou rectifier des données à caractère personnel inexactes, inappropriées, obsolètes ou incomplètes. Vous avez également le droit de nous demander, dans certains cas, de cesser temporairement d’utiliser vos données à caractère personnel pour un traitement particulier. Enfin, vous avez le droit de vous opposer à un traitement déterminé de vos données à caractère personnel.

Si vous ne souhaitez plus recevoir de newsletters ou de courriers qui vous sont personnellement adressés, contenant par exemple des informations sur nos activités, produits et services, promotions, etc., vous pouvez vous y opposer à tout moment. Si vous ne souhaitez plus recevoir de newsletters, vous pouvez vous désabonner en cliquant sur le lien prévu à cet effet au bas des e-mails. Vous pouvez également toujours nous contacter à cette fin en utilisant les coordonnées ci-dessous.

Vous devez envoyer votre demande par e-mail à privacy@arvesta.eu ou par courrier postal à l’adresse mentionnée sous le titre 1.

Cette demande doit contenir les éléments suivants : votre nom complet, votre adresse postale, votre adresse électronique et une description explicite de votre demande. Des informations complémentaires peuvent être demandées afin de mieux définir l’objet de votre demande ou de confirmer votre identité en cas de doute raisonnable.

Nous disposons d’un mois pour répondre à votre demande. Comptez que cette période commence lorsque nous avons reçu votre demande écrite datée et signée par courrier, par voie électronique, ou déposée sur place, et que nous disposons de toutes les informations requises pour satisfaire à votre demande.

Si vous pensez que nous n’avons pas traité votre demande correctement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessus. Si vous n’obtenez pas le résultat souhaité, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de surveillance du pays dans lequel vous résidez habituellement. Pour les clients belges, il s’agit de l’Autorité belge de protection des données.

11 Modifications de la présente déclaration

Si nous apportons des modifications à la présente déclaration de confidentialité, la version modifiée sera publiée ici, avec mention, en haut, de la date de révision. En cas de changements importants susceptibles de modifier substantiellement nos pratiques dans ce domaine, nous pourrons également vous en informer par d’autres moyens, notamment par l’envoi d’un e-mail ou la publication d’un communiqué sur notre site internet avant l’entrée en vigueur de ces modifications.